Le diagnostic : 10h perdues, où ?
Sur une semaine type, un dirigeant de TPE parisienne passe en moyenne 10 heures sur des tâches à faible valeur ajoutée : relances de paiement, mise à jour de tableaux, gestion d'agenda, tri de mails, reporting, etc. C'est le syndrome classique du fondateur qui n'a pas encore les coudées franches.
La méthode en 4 étapes
Étape 1 : auditer sa semaine. Notez tout ce que vous faites sur 5 jours, par tranche de 30 minutes. Identifiez ce qui peut être fait par quelqu'un d'autre sans votre expertise.
Étape 2 : prioriser les délégations à fort impact. Trois types de tâches : (a) répétitives et chronophages, (b) urgentes mais non stratégiques, (c) techniques mais standardisables.
Étape 3 : documenter les process. Une tâche déléguée sans process, c'est une tâche que vous referez 3 fois. Écrivez la procédure en 1 page.
Étape 4 : déléguer progressivement. Démarrez par 2-3 missions, mesurez le temps libéré, étendez.
Concrètement, qu'est-ce qui se délègue ?
- La facturation et les relances clients (2-3h/sem)
- Le tri et la réponse aux mails courants (1-2h/sem)
- La préparation des rendez-vous et des dossiers (1-2h/sem)
- La mise à jour du CRM et des reporting (1-2h/sem)
- Les commandes fournisseurs et le suivi logistique (1-2h/sem)